Anwendungen mit MS Access

Sie arbeiten mit dem Office Paket von Microsoft und haben auch MS Access auf den Arbeitsplätzen Ihrer Anwender installiert? Es gibt wohl kaum eine Entwicklungsumgebung, die in so kurzer Zeit so gute Datenbank-Applikationen ermöglicht.

Seit der Version 1.1 im Jahre 1994 entwickeln wir Anwendungen mit Access VBA. Aus dieser langen Erfahrung heraus hat sich ein Schatz von wichtigen Programm-Modulen angesammelt. So können wir kostengünstig Ihre neue Anwendung entwickeln, indem wir Teile daraus wiederverwenden und anpassen.

Aus unserer Arbeit mit unseren Kunden ergeben sich immer wieder die gleichen Fragestellungen. Folgende Szenarien sind geradezu typisch.

1. Excel-Anwendung ablösen

Wir erleben häufig, dass Anwender mit MS Excel Anwendungen erstellen, die anfangs noch übersichtlich sind, im Laufe der Zeit aber immer mehr Funktionen und Daten enthalten.

Irgendwann ist aber die Grenze erreicht, an der eine Weiterentwicklung in Excel mit immer mehr Verweisen, kopierten Formeln und große Datenmengen keinen Sinn mehr ergibt.

Oder es ergeben sich Probleme bei der gleichzeitigen Verwendung dieser Excel-Datei durch mehrere Benutzer.

An diesem Punkt kommen wir ins Spiel. Wir analysieren zusammen mit Ihnen die Excel-Anwendung, erstellen ein relationales Datenbankmodell in Access und entwickeln eine Oberfläche, die den Anwender intuitiv durch die Daten führt. Access-Kenntnisse auf Seiten der Anwender werden dadurch überflüssig.

Beispiel Projektverfolgung

2. Der verschwundene Entwickler

Sie haben eine Access-Anwendung, die ein Kollege, ein Werkstudent oder ein Ferienjobber erstellt hat. Dieser hat aber leider gekündigt, ist im Ruhestand oder arbeitet längst woanders? Trösten Sie sich, Sie sind nicht alleine, denn das kommt sehr häufig vor. Wir analysieren Ihre Anwendung und je nach Komplexität entwickeln wir eine neue Anwendung oder bauen weitere Funktionen ein.

3. Mit VBA statt Makros

Ab und zu treffen wir auf den Fall, dass Anwender, die keine Programmierer sind, für Ihre Aufgabe als Controller, Projektleiter, Einkäufer etc. bereits selbst eine Access-Datenbank erstellt haben. Da der Zugang im Vergleich zu Excel doch wesentlich schwieriger ist, bleibt es dann meist bei einfachen Formularen und einigen Makros.

Wir können hier auf zwei Weisen Unterstützung anbieten.

1. Wenn der Anwender weiterhin die Kontrolle über die Anwendung behalten will, empfiehlt sich ein Coaching, bei dem vor allem ein Know-How-Transfer stattfindet. Dabei wird auch auf die Programmierung mit VBA näher eingegangen, die doch wesentlich mehr bietet, als die Makro-Programmierung.

Beispiel Access Coaching

2. Der Anwender möchte sich wieder mehr auf seine ursprüngliche Aufgabe konzentrieren und übergibt uns die komplette Neuentwicklung der Anwendung nach professionellen Standards.

Beispiel Veranstaltungsplanung

4. Access 2003 auf 2010

Sie haben eine Access 2003 Anwendung und möchten sicherstellen, dass diese auch unter Access 2010 läuft? Wir beraten Sie gerne und konvertieren Ihre Anwendung.

5. SQL Server als Backend

Leider hat die Verwendung von MS Access als Applikation in einer größeren Gruppe auch einige Nachteile.

Grundsätzlich trennen wir bei unseren Access-Applikationen die Daten von der Programm-Oberfläche. Dabei liegen die Daten in einer Access-Datenbank auf einem Netzlaufwerk. Die Programm-Oberfläche sollte möglichst lokal beim Anwender vorliegen. Ein von uns entwickelter Update-Mechanismus sorgt dafür, dass der Anwender immer mit der neuesten Version der Programm-Oberfläche arbeitet.

Mit dieser Konfiguration lässt sich in Gruppen von einigen wenigen Mitarbeitern gut arbeiten. Wenn allerdings die Benutzerzahl steigt und die Last auf dem Netzwerk zu hoch wird, sollte man sich überlegen, ob man die Daten in eine Instanz auf dem SQL Server überführt.

Dadurch lassen sich die Zugriffszeiten erheblich verkürzen und die Datensicherheit erhöhen. Die Umstellung des Backends von Access nach SQL ist relativ problemlos, doch sollte man die Programm-Oberfläche in Access anpassen. Wir haben hier viel Erfahrung gesammelt und wissen, wie man unter dieser Konstellation den Programmcode verbessern muss, dass der Datenverkehr optimiert wird und die gewünschten Daten schnell angezeigt werden.

Beispiel Veranstaltungsplanung

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